Conecto

Betaling og inkasso for SMB-ledere

Som leder i en liten eller mellomstor bedrift vet du akkurat hvor skoen trykker når det kommer til betalingsoppfølging og innkreving. Det er ikke der du har din sterke side og mye heller vil du levere varer og tjenester til kunder. Likevel må jobben gjøres. På denne siden får du konkrete tips og innspill til hvordan du får inn utestående krav og hvilke regler du må forholde deg til. Mange velger å sette ut denne jobben til et inkassobyrå. Du får også innspill til hvilke egenskaper du bør se hos i det byrået du vil skal representere deg og din bedrift. God lesing!

En god avtale gir deg færre problemer

Hver eneste dag inngår vi avtaler mer eller mindre ubevisst og mange av disse er ikke skriftlige. En avtale skal regulere forholdet mellom to eller flere avtalepartnere. Avtaleloven fra Mai 1918 regulerer inngåelse og opphør av avtaler. Definisjonen av en rettslig bindende avtale er: Når to eller flere parter er enige om å stifte eller endre et rettsforhold mellom dem, eventuelt at rettsforholdet bringes til opphør. Særpreget ved en rettslig bindende avtale er at avtalen kan gjennomføres ved domstolenes hjelp.

 

I forretningslivet er det viktig at avtalene som inngås er korrekt utformet i henhold til lover og regler. Dette vil spare deg for en hel del potensielle problemer senere i kundeforholdet. 

 

 

Dette er noen enkle og konkrete innspill til hva du må huske på når kontrakten skal utformes og undertegnes:

  • Vær alltid nøyaktig med det som skrives i avtalen
  • Beskriv alt som skal utføres eller leveres.
  • Vær nøyaktig og beskriv formålet med arbeidet og hvordan resultatet er ment å bli.
  • Beskriv og avtal hva du gjør ved eventuelle endringer
  • Avtal priser. Spesifiser hva som inngår i den avtalte prisen. Legg en plan for avvik.
  • Bestem deg for betalingsmåte. Hvordan og når skal oppgjøret betales? Hva betales på forhånd og hva betales underveis.
  • Hva er oppstarts- og sluttdato og hva er avtalens varighet? Dette må avklares og det må beskrives hva som skjer ved oppsigelse, forlengelse med mer.

Les mer i denne artikkelen: Hva skjer når kunden ikke betaler? 7 enkle ting du bør inkludere i kundeavtalene dine

 

Kjenn dine kunder

 

 

 

Vær ærlig og åpen om avtaleteksten og gjør grundig research på din avtalepartner før dere gjør business. Mange bedrifter og inkassoselskaper opererer med scoringssystem for å rangere kundene. Både privatpersoner og bedrifter får en score ut fra kriterier som for eksempel:

  • Betalingsanmerkninger
  • Inntektsinformasjon
  • Detaljert personinformasjon
  • Eiendomsinformasjon
  • Årsregnskap med historikk for de siste årene
  • Konsernstruktur
  • Detaljert foretaktsinformasjon om aksjekapital, antall ansatte og lignende
  • Kunngjøringer i Brønnøysundregistrene
  • Virksomhetens alder og bransje

Basert på score på faktorer som dette, vil du kunne vurdere om det er tjenlig å inngå avtaler.

 

 

Betalingsløsningene må være tilpasset brukerne

 

De som til sist skal betale en regning må få gjøre det på den plattformen de selv ønsker det. Dine systemer skal ta hånd om det uansett. Tilbyr du Vipps Faktura skal også kundeoppfølgingen skje i appen, men har de efaktura er det andre kanaler som gjelder. 

Her er noen punkter å ta i betraktning når du skal forberede bedriften din for bedre betalingsløsninger enn de dere allerede har i dag:

  • Still krav til IT-systemet ditt. Det skal være tjenesteorientert og horisontalt i stedet for vertikalt og silo-lignende
  • Planlegg API-er så andre kan få direkte tilgang til ditt system, men tenk sikkerhet
  • Gå gjennom rutiner, prosesser, kompetanse og organisering
  • Gjør det så enkelt som mulig for sluttkunden - fjern all friksjon

Les gjerne denne artikkelen for å forstå mer: Slik stiller du beredt med gode betalingsløsninger

Kjøp og leveranse

Enten det er snakk om kostbare eller billige varer, et abonnement på strømmetjeneste eller kjøp av tjenester fra en håndverker, har kjøpslovene særskilt regulering av avtaler om kjøp. Disse avtalene stiller krav til partene, både selger og kjøper, om hvordan de skal forholde seg. I Kjøpsloven av 1988 reguleres et kjøp og dersom næringsdrivende eller partene i et salg ikke har inngått skriftlig kontrakt eller har standard leveringsbetingelser, er det i utgangspunktet Kjøpsloven som gjelder.

 

 

Selger og kjøper er bundet opp av plikter i forbindelse med salget, og rent juridisk er leveringstidspunktet avgjørende for overflytting av juridisk ansvar fra selger til kjøper.

Reklamasjon

 

 

 

I din posisjon som bedriftsleder eller kredittansvarlig må du kjenne de juridiske fellene i forbindelse med reglene for reklamasjon. Om kjøperen ikke går frem på riktig måte og til riktig tid kan han miste retten til å reklamere. Dessuten er det ulike reklamasjonsregler for ulike former for kjøp. Skal en kjøper reklamere på et salg må det skje innen «rimelig tid».

 

I denne artikkelen fra Juridisk ABC kan du lese mer om reklamasjon, regler og unntak: Reglene for reklamasjon

Gode faktureringsrutiner

 

Fakturering og oppfølging av forfalte regninger får ufortjent lite oppmerksomhet i små og mellomstore bedrifter. De fleste setter ikke inn tiltak før det er alt for sent, og ofte går unødvendig penger tapt.

 

Lag gode rutiner for registrering av leverte tjenester som kunden har godkjent, slik at faktura kan sendes ut med det samme, og betalingen kommer inn til god tid. Dette er både god økonomi og god kundeservice.

 

Les gjerne artikkelen: Slik kan du forbedre faktureringsrutinene dine 

 

Gjør du alt rett vil du også få pengene dine i tide. Fakturaen skal adresseres til riktig person og den skal gi en nøyaktig beskrivelse av hva som er levert. En korrekt og oversiktlig faktura vil senere få betydning i eventuelle reklamasjonssaker. Sørg også for at din kunde får et kundenummer som ligger i ditt økonomisystem og som også fremgår av fakturaen.

Her er en liste for hva en god faktura skal inneholde, hentet fra boken "Krav på penger", utgitt av Universitetsforlaget (Gregersen, Lundby Kristiansen, Larsson og Lind):

  • Dato for utstedelse av dokumentet
  • Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av bokstavene MVA dersom virksomheten er registrert i merverdiregisteret
  • Kjøpers navn, adresse eller org.nr.
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet
  • Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter

 

Faktura er ferskvare

 

 

 

Kunder blir selvfølgelig glade når de får rabatter eller gode tilbud, og for noen er en avtalt betalingsutsettelse en forutsetning for at de skal kunne bestille en vare eller tjeneste. Men ikke lur deg selv til å tro at du gjør kunden en tjeneste ved å bruke lang tid på å sende faktura.

 

For det første er kundens betalingsvilje størst rett etter at du har levert som avtalt. Det er ubehagelig å vite at man skylder noen penger og de fleste ønsker å gjøre opp for seg så fort som mulig.

For det andre får det uheldige konsekvenser for bedriften din. Misligholdet er høyere blant kunder som får sene fakturaer eller regninger på delbeløp over tid.

 

Hovedregelen er at faktura skal sendes senest en måned etter levering, men dette er altså i seneste laget! Som nevnt skal du aller helst sende faktura rett etter leveranse.

Purring på uteblitt betaling

Til tross for gode avtaler og rutiner for fakturering er det dessverre ikke alle som betaler ved forfall. Årsakene til det kan være ulike og det skal du ha respekt for. I hvert tilfelle er det viktig å legge et løp med det som mål å få inn det du har utestående. Samtidig er det en rekke regler du skal forholde deg til.

 

Purringer kan deles i to hovedgrupper: betalingspåminnelse og inkassovarsel. Velger du å starte purrerutinen med en nøytral betalingspåminnelse før du sender inkassovarsel er du på linje med mange andre bedrifter. De fleste ønsker ikke å legge seg på en provoserende linje fra starten, men er vennlig og bestemt.

 

 

Inkassolovens paragraf 9 sier at du som fordringshaver kun trenger å sende inkassovarsel før du kobler inn et inkassobyrå. Det betyr i praksis at du oppfyller lovens minstekrav om du kun sender et inkassovarsel før du lar et byrå ta seg av innfordringen. Du kan også la et inkassobyrå sende ut inkassovarselet for deg.

 

Dette er gangen i en purreprosess om du krever gebyr for purring og inkassovarsel:

Inkasso og innfordring

Om du kommer til en fase hvor skyldner ikke gjør opp for seg og du må sette inn tiltak skal du ha kjennskap til begrepet «god inkassoskikk». Dette er en generalklausul i Inkassoloven som sier at all inkassovirksomhet skal utøves på en slik måte at skyldner ikke utsettes for metoder som påfører urimelig påtrykk, skade eller ulempe.

 

 

Om dine kunder mot formodning ikke betaler inn skyldig beløp innen forfall etter å ha mottatt inkassovarselet, vil neste skritt være å sende selve inkassobrevet som heter betalingsoppfordring. De fleste bedrifter benytter seg av tjenestene til et inkassobyrå for utsendelse og oppfølging av inkassosakene.

 

De fem vanligste feilene du ikke skal gjøre

 

 

  1. Fakturerer for sent. Kunden er i modus for å betale når de mottar en vare eller tjeneste – ikke to måneder senere.
  2. Truer med inkasso uten å ha intensjoner om å følge opp. Dette er et brudd på god inkassoskikk.
  3. Sender for mange purringer. Det er unødvendig å sende purring på forfalte regninger. Ideelt sett skal du sende inkassovarsel 14 dager etter forfall på faktura.
  4. Sender inkasso i tvistesaker. Om kunden klager på pris eller varen som leveres er det lovstridig å sende ut inkassovarsel og betalingsoppfordring.
  5. Uklar språkbruk og usikkerhet rundt hva som er avtalt. Er det en purring du sendte eller et inkassovarsel. Det finnes klare formkrav du må forholde deg til.

Les mer her: 5 inkassofeller bedriftsledere går i hver dag 

Bør du gi betalingsutsettelse?

 

 

Har du noen gang tenkt på at det å gi en kunde en betalingsutsettelse faktisk er det samme som å gi et lån?

 

Når små og mellomstore bedrifter innvilger kreditt og betalingsutsettelser skjer dette gjerne ukritisk. Det kan være vanskelig å foreta en kredittsjekk av kunden før en gir kreditt, og det kan være vanskelig å avslå en forespørsel om betalingsutsettelse og lengre kredittid. Sannheten er at man som utenforstående svært sjelden får et godt innblikk i den andres økonomi, og en betalingsutsettelse kan derfor påføre din egen bedrift store negative konsekvenser. Hva om kunden din sliter alvorlig økonomisk, og kanskje er nær konkurs?

 

Les mer i denne artikkelen: Slutt å være bank for kundene dine

 

Ikke nok med at du kan gå glipp av utestående penger dersom det blir åpnet konkurs hos kunden din, du kan også bli nødt til å tilbakebetale penger bedriften din har mottatt fra kunden senere enn tre måneder før konkursåpningen.

 

Advokat Frank C Ase forklarer det slik:

«Dersom leverandøren har mottatt forfalte betalinger i denne tremånedersperioden, og disse samlet sett kan sies å betydelig ha forringet kundens betalingsevne (som tommelfingerregel ca. 10-25 % av debitors omsetning og vanlige likviditet), er det en risiko for at boet vil kreve disse betalingene omstøtt, jf. dekningsloven § 5-5.»

 

 

Nære relasjoner og pengeinnkreving er vanskelig å kombinere

 

 

De fleste har et urealistisk bilde av hvor mye tid som går med til administrasjon av fakturaer. Ikke bare skal en regning utformes etter lovpålagte standarder og sendes til kunden, men dersom det kommer inn henvendelser eller klager må disse også håndteres. Noen ganger går saken hele veien til forliksrådet før man kan begynne inkassoløpet. Veien fra regning til penger på konto kan derfor bli konkurstruende lang selv uten somling.

 

Fra dette perspektivet virker det rart at du som selvstendig næringsdrivende unner ikke-betalende kunder påminnelse etter påminnelse uten å ta ekstra betalt. Men som en liten eller mellomstor bedrift har man ikke råd til å miste kunder og i tillegg får man veldig ofte et personlig forhold til kundene sine. Man bor gjerne i samme nærområde, har felles bekjente, møter på hverandre på butikken og har både et profesjonelt og et privat forhold over lengre tid. Når private holdninger og forhold slår inn kan det bli vanskelig å følge opp en ubetalt faktura.

 

Du skal være varsom med å bruke av dine egne penger og din tid på å få inn penger fra andre. Her lan du lese mer: Når begynner bedriften din å bruke tid på de som ikke betaler?

 

 

aksellerasjonsfella

 

Slik bør du jobbe for å være mest mulig effektiv

 

 

Når du har for mye å gjøre på jobben, risikerer du å gå i det som Harvard Business Review (HBR) kaller Akselerasjonsfella. Det er en tilstand der høy arbeidsbelastning, høyt tempo, kortere innovasjonssyklus og stadig ny teknologi er blitt det nye normale. HBR undersøkte mer enn 600 selskaper, og her er hva de fant:

  • 60 prosent av ansatte i firmaer som var satt fast i akselerasjonfella rapporterte at de ikke hadde ressurser til å gjøre jobben sin
  • 2 prosent av ansatte i firmaer som ikke satt fast i akselerasjonsfella rapporterte det samme

 

Det finnes måter å redusere arbeidsbelastningen din på. Ett grep er å redusere antall kunder som må følges opp fordi de er dårlige betalere. Dette kan du gjøre noe med ved å kredittsjekke de kundene du skal levere produktene eller tjenestene dine til.

Våre tall viser at nesten hver tredje faktura må purres. Dette skaper mye unødvendig ressursbruk. Rask respons på uteblitt betaling øker også sannsynligheten for oppgjør betydelig.

Innfordring handler om kommunikasjon, og måten vi kommuniserer på er helt avgjørende for betalers vilje til å gjøre opp for seg. Fra undersøkelser vet vi at de som skylder penger ønsker å få hjelp til å finne gode løsninger slik at bekymringene reduseres. Det kan bety mye for din likviditet.

Les denne artikkelen for mer innsikt: Innfordring: Jobb mindre og lever bedre resultater

Slik velger du inkassobyrå

De fleste næringsdrivende har utarbeidet gode prosesser som sørger for at de jobber effektivt og leverer tjenester til avtalt budsjett, men få jobber strukturert med oppgavene knyttet til administrasjon og fakturering.

 

Veien fra regning til penger på konto kan bli lang selv uten somling. Fra dette perspektivet virker det rart at du som selvstendig næringsdrivende unner ikke-betalende kunder påminnelse etter påminnelse uten å ta ekstra betalt.

 

Inkasso- eller regnskapsbyrå?

 

 

Dersom en kunde ikke betaler regningen du har sendt, kan du eller regnskapsføreren din ta prosessen videre ved å sende varsel om inkasso til kunden. Du kan eventuelt også sende en purring før inkassovarselet, men dette er ikke et lovpålagt varsel og blir således bare en ekstra kredittid til kunden din.

 

Du er ikke pålagt å bruke et inkassoselskap for å kreve inn penger så lenge det er din egen bedrift som eier fordringen. MEN du er fortsatt pålagt å følge alle formkrav, lover og regler. Derfor er det viktig at du vurderer egen kompetanse nøkternt før du eventuelt velger å håndtere en forfalt regning på egenhånd.

 

Finn et byrå som matcher deg

 

 

Om du innser at du heller vil bruke tiden på å levere varer og tjenester enn å sitte dager og netter for å følge opp ubetalte regninger skal du finne et inkassobyrå som ivaretar dine verdier og som driver inn de pengene du har utestående raskt og effektivt.

 

La det være et viktig kriterium at du setter ut jobben til et byrå som ikke gjør skade på ditt firmas gode navn og rykte. Det er blitt helt vanlig at byråer tar seg av innkreving etter at en vare eller tjeneste er levert. De som får regningen eller inkassovarselet skal føle seg ivaretatt og hørt dersom de har noe å utsette på det som er levert.

 

Samtidig skal byrået du bruker ha gode skussmål fra tidligere kunder og utføre oppdrag etter gjeldende forskrifter og regelverk. 

 

Les gjerne denne artikkelen for å lære mer: Kan regnskapsbyrået mitt hjelpe meg med inkasso?